SAP je eden največjih globalnih ponudnikov IT-rešitev za podjetja. Zaradi svoje velikosti in razvejanosti po vsem svetu je organizacijsko razdeljen na več tržnih enot. Naš del evrope pokriva enota SAP Central and Eastern Europe (SAP CEE), ki se dalje deli na tri grozde: Avstrijo, Centralni grozd in Vzhodni grozd. V sklopu slednjega deluje tudi SAP Slovenija.

Toda leta 2022 se je za SAP vse obrnilo na glavo. Globalno vodstvo družbe SAP je ostro obsodilo kremeljske vpade v Ukrajini in ukinilo poslovne enote v Rusiji. Ker pa je bil ruski SAP vodilna velesila v svojem grozdu, so se ostale države – Armenija, Gruzija, Azerbajdžan, Kazahstan, Kirgizistan, Tadžikistan, Turkmenistan in Uzbekistan – po ukinitvi ruske izpostave priključile enoti SAP CEE.

V želji, da bi za zaposlene iz novopridruženih kavkaških in bližjevzhodnih držav ustvarili čim bolj vključujoče vzdušje, smo z SAP-jem sklenili, da bomo raznolikost in barvitost regije poudarili z internim sloganom dogodka: »COLORFUL WE« (ja, vemo, da bi bil pravilen sklon »US«, ne »WE«). Da bi barvitost regije konsistentno komunicirali tekom celotnega dogodka, smo v Dobrih zgodbe SAP podprli s celostnim vsebinskim konceptom in produkcijsko podporo.

Mesec dni pred dogodkom smo z vsemi zaposlenimi, povabljenimi na prireditev, delili kratek vprašalnik in jim pojasnili, da bodo s svojimi odgovori prispevali k ustvarjanju dogodka. Izpolnila ga je dobra četrtina vseh udeležencev, iz pridobljenih podatkov pa smo lahko izluščili zanimivo statistiko. Ta je predstavljala podlago za različna besedila in produkcijo kratkih infografičnih animacij, ki so se predvajale pred začetkom vsakega sklopa tridnevnega dogodka.

Poleg infografičnih animacij smo za posamezne sklope drugega in tretjega dneva dogodka izdelali tudi uvodne špice, zmontirane iz izjav, ki smo jih na prvem dnevu dogodka posneli z naključnimi udeleženci dogodka. Na ta način smo lahko lahkotne, zabavne animacije dopolnili z bolj konkretno vsebino, obenem pa smo udeležence še dodatno vpeli v samo izvedbo dogodka.

Pred dogodkom in na njem smo v imenu SAP-ja vodili tudi interno komunikacijo z vsemi udeleženci. Na željo naročnika smo za komunikacijo uporabili mobilno aplikacijo Eventee, ki se najbolje obnese ravno na večdnevnih dogodkih za več sto udeležencev. Uporabnikom namreč omogoča obveščanje o operativnih vidikih dogodka, pregled programa, sestavljanje osebnega urnika, ocenjevanje posameznih predavanj, spoznavanje drugih udeležencev dogodka, deljenje mnenj in objavljanje utrinkov z dogodka.

Poleg moderiranja objav drugih uporabnikov smo bili v Dobrih zgodbah zadolženi za objavljanje na dveh kanalih, ki jih ponuja aplikacija. Na novičarskem zidu smo med dogodkom objavljali operativne informacije, denimo o odhodih avtobusov, začetkih predavanj, možnostih parkiranja ipd. Na družabnem zidu pa smo objavljali bolj lahkotne in zabavne vsebine ter izvirne citate s predavanj.

Nenazadnje pa smo naročniku na pomoč priskočili tudi s pisanjem različnih besedil. Zamislili smo si imena posameznih sklopov dogodka, ki so bila skladna z barvito tematiko, in spisali scenarije za različne video vsebine – recimo za vabilo na dogodek, ki je bilo z udeleženci deljeno teden dni pred dogodkom. Poleg tega smo spisali tudi vezno besedilo za voditeljico dogodka.

Tovrstna vsebinska in produkcijska podpora na dogodkih je še posebej trd oreh, saj je treba v produkciji vseh video, slikovnih in besedilnih vsebin zagotoviti dosledno upoštevanje koncepta oz. rdeče niti dogodka. Zato se v našem uredništvu že veselimo prihodnjega SAP CEE Customer Success Summita, ki se bo odvil na začetku prihodnjega leta.